Como podemos te ajudar a vender mais hoje?

Primeiros passos no Kairos

Bem-vindo(a)! Em menos de 15 minutos sua agenda estará pronta para receber clientes. Esse roteiro cobre o essencial para começar a operar hoje mesmo.

Roteiro recomendado

1. Confirme os dados da empresa em Configurações (nome, telefone, endereço, horário de funcionamento).
2. Cadastre os profissionais que vão atender. Defina os dias/horários de cada um.
3. Cadastre os serviços com preço, duração e profissionais habilitados.
4. (Opcional) Cadastre produtos para venda e controle de estoque.
5. (Opcional) Importe a base de clientes via planilha em Importação.
6. Faça o primeiro agendamento de teste e abra a comanda para fechar.
7. Compartilhe o link de agendamento público nas redes sociais para os clientes marcarem sozinhos.

Login e acesso

Você acessa o Kairos pelo endereço app.html do seu domínio ou pelo aplicativo instalado no celular.

Como entrar

1. Abra o sistema e informe e-mail e senha cadastrados.
2. Em redes com filiais, escolha o estabelecimento que deseja acessar.
3. Pronto: você cai direto no Dashboard.

Biometria (celular)

No app instalado no celular, após o primeiro login com senha, ative a biometria em Meu Perfil → Segurança. Nas próximas vezes você entra com digital ou Face ID.

Esqueci minha senha

Na tela de login, clique em "Esqueci minha senha" e informe o e-mail cadastrado. Você recebe um link para criar uma nova senha. Se for funcionário e não receber o e-mail, peça ao dono para redefinir em Usuários → Editar usuário → Redefinir senha.

Conceitos do sistema

Três ideias que aparecem em todo o sistema. Entender essas três facilita o resto.

Estabelecimento, Matriz e Filial

Cada estabelecimento é uma unidade independente (agenda, clientes, financeiro próprios). Se você tem rede, uma unidade vira Matriz e as outras viram Filiais ligadas a ela. Da Matriz você consegue visão consolidada de toda a rede.

Módulos

O sistema é dividido em módulos (Agenda, Comandas, Financeiro, Comissões, Clube VIP, etc.). O que aparece no seu menu depende do plano contratado. Módulos opcionais podem ser ativados a qualquer momento em Minha Assinatura.

Usuários e Permissões

Cada pessoa da equipe tem um usuário próprio. O dono define o que cada um vê e edita (ex.: profissional só vê a própria agenda, recepcionista não acessa o financeiro). Configure em Usuários e Permissões.

Dashboard

A tela inicial do sistema. Mostra de relance como está o dia: agendamentos, faturamento, ocupação e ações rápidas.

O que esta tela faz

• KPIs: Receita Hoje, Faturamento Mês, Despesas Mês, Saldo Líquido, Agendamentos Hoje e Ticket Médio.
• Gráfico de receita dos últimos 7 dias (Receita Realizada × Agendamentos Concluídos).
• Aniversariantes do dia com botão para enviar mensagem por WhatsApp.
• Clientes inativos (sem visita há X dias) prontos para campanha de retorno.
• Próximos agendamentos, Ações Rápidas (agendar, PDV/Caixa, clientes, copiar seu link) e os Insights da Lara no topo (se o módulo estiver ativo).

Como usar no dia a dia

1. Comece o dia abrindo o Dashboard para ver agendamentos e metas.
2. Use o card de aniversariantes para enviar uma mensagem personalizada.
3. Acione a lista de inativos e dispare uma campanha de retorno (1 clique abre a conversa no WhatsApp).
4. Ao final do dia, confira o faturamento e a ocupação.

Agenda

O coração do sistema. Calendário multiprofissional com visões em dia, semana, mês e lista. Cria, remarca, confirma e cancela agendamentos.

O que esta tela faz

• Visualiza horários de todos os profissionais lado a lado.
• Cria agendamentos manualmente ou recebe os feitos pelo cliente no link público.
• Cria séries recorrentes (semanal, quinzenal, mensal) e as gerencia (pausar/estender/encerrar).
• Controla status: aguardando confirmação, confirmado, atendido, faltou.
• Mostra a faixa de almoço na coluna de cada profissional e permite ajustá-la só naquele dia.
• Resgata pacote ou serviço do Clube VIP direto no agendamento.

Criar um agendamento

1. Clique no horário desejado dentro da coluna do profissional.
2. Escolha ou cadastre o cliente.
3. Selecione um ou mais serviços. A duração total é calculada automaticamente.
4. Confira o profissional e o horário de término.
5. (Opcional) Adicione uma observação interna.
6. Clique em Salvar. O cliente recebe confirmação por WhatsApp se o módulo estiver ativo.

Criar agendamento recorrente (série)

1. Crie o agendamento normalmente.
2. Marque "Repetir" e escolha a frequência: semanal, quinzenal ou mensal.
3. Defina o número de repetições ou uma data final.
4. Ao salvar, o sistema cria toda a série de uma vez. Você pode editar/cancelar a ocorrência única ou a série inteira.

Gerenciar séries (Agendamentos Fixos)

No painel de Agendamentos Fixos você vê todas as séries (filtros Ativas / Pausadas / Encerradas) e age sobre elas sem mexer ocorrência por ocorrência:

• Estender: gera mais um bloco de ocorrências futuras.
• Pausar / Retomar: suspende os próximos sem apagar a série.
• Encerrar: cancela em lote os agendamentos futuros e preserva o histórico.

Quando uma ocorrência cai em cima de outro compromisso, o sistema pula aquela data e sinaliza no painel.

Ajustar o almoço ou a jornada de um dia

A jornada base (incluindo o almoço) é definida no cadastro do profissional. Mas para um ajuste pontual de um único dia — sem mudar a rotina — faça direto na agenda:

1. Localize a faixa de almoço na coluna do profissional naquele dia.
2. Arraste ou redimensione a faixa para o novo horário, ou marque "Sem almoço hoje".
3. Para voltar ao padrão da jornada, use "Restaurar".

Confirmar agendamentos do link público

Agendamentos feitos pelo cliente no link entram como "Aguardando confirmação". Abra o agendamento e toque em confirmar (✓) para mudar para "Confirmado". Cards com pré-pagamento mostram selo de Adiantado ou PIX pendente (quando o cliente declarou o PIX e você ainda precisa conferir o recebimento).

Remarcar ou cancelar

1. Clique em cima do agendamento na agenda.
2. Para remarcar: arraste para o novo horário ou edite a data/hora.
3. Para cancelar: clique em "Cancelar" e informe o motivo (faltou, cliente desmarcou, etc.).

Confirmar atendimento e abrir comanda

1. Quando o cliente chegar, clique no agendamento e mude o status para "Atendido".
2. O sistema oferece o atalho "Abrir comanda" — os serviços do agendamento já vão pré-lançados.
3. Finalize a comanda em Comandas (ver próximo tópico).

Comandas / PDV

A comanda digital substitui a comanda de papel. Você adiciona serviços, produtos, descontos e fecha com a forma de pagamento — o estoque baixa, a comissão é registrada e o caixa atualiza automaticamente.

O que esta tela faz

• Cria comanda vinculada a um cliente.
• Lança serviços, produtos e pacotes em uma só comanda.
• Aplica descontos manuais (em R$ ou %).
• Aceita pagamento parcial e mistura de formas (ex.: metade PIX, metade crédito).
• Decrementa estoque, registra comissão e movimenta o caixa ao fechar.

Abrir e fechar uma comanda

1. Acesse Comandas e clique em "Nova comanda" (ou abra pelo agendamento).
2. Selecione o cliente.
3. Lance os itens: serviços (com profissional responsável), produtos do estoque ou resgate de pacote.
4. Aplique desconto se necessário (precisa de permissão).
5. Clique em "Fechar" e escolha as formas de pagamento. Pode dividir entre várias.
6. Confirme. O recibo pode ser impresso ou enviado por WhatsApp.

Abertura e fechamento de caixa

Para que vendas em dinheiro e cartão fiquem rastreadas, abra o caixa no início do dia (informa o valor inicial em espécie) e feche no final (informa o que sobrou em caixa). Diferenças são exibidas como "sobra/falta".

1. Início do dia: clique em "Abrir caixa" e informe o valor inicial em espécie.
2. Durante o dia: as comandas fechadas vão alimentando o caixa.
3. Final do dia: clique em "Fechar caixa", confira os totais e informe o valor contado em espécie.

Comanda unificada (mesmo cliente no mesmo dia)

Quando o mesmo telefone tem 2+ agendamentos abertos no mesmo dia (ex.: marcou para ele e para o filho no próprio nome), a tela junta tudo automaticamente em uma comanda só — o card mostra o selo "N agend.". Ao abrir, você vê cada agendamento com seu profissional e usa "Finalizar tudo" para acertar de uma vez. Cada um é fechado individualmente, então a comissão de cada profissional é preservada.

Encerrar comandas em lote

1. Na lista de Comandas, segure (long-press) um card ou toque em "Selecionar".
2. Marque as comandas que quer fechar.
3. Toque em "Encerrar", escolha uma forma de pagamento e confirme.
4. Cada comanda é fechada com o valor cheio. Comandas com adiantamento pago ou PIX pendente ficam de fora (feche individualmente).

Adiantamento / PIX antecipado

Se o cliente pré-pagou no link público (PIX ou cartão), a comanda mostra o valor já adiantado e ele entra automaticamente no fechamento. Quando o cliente declara PIX mas você ainda não conferiu, aparece um aviso para confirmar o recebimento antes de finalizar.

Reabrir uma comanda paga (estorno)

Abra a comanda já paga e use "Reabrir". O sistema estorna a venda e o financeiro e devolve o estoque dos produtos — aí você corrige e fecha de novo.

Histórico de comandas (relatório)

A tela de Comandas mostra só a operação de hoje. Para ver comandas já fechadas de qualquer período, abra o Histórico de comandas (relatório em tela cheia):

• Escolha o período (atalhos ou datas personalizadas) e veja os totais: faturamento, nº de comandas, ticket médio e itens.
• Por comanda: lista cada comanda com seus itens e formas de pagamento.
• Por cliente: quanto cada cliente gastou no período e o que consumiu.

Comanda de agendamento histórico

Ao fechar a comanda de um agendamento lançado manualmente como histórico (data passada), o lançamento entra no fluxo de caixa na data de origem (o dia do histórico), não na data de hoje — e não soma na gaveta do caixa atual. Agendamentos normais ainda abertos seguem fechando com a data de hoje.

Vender ou renovar Clube VIP na comanda

No Catálogo da comanda, a coluna Clube VIP permite vender um plano (entrar no clube) e, se o cliente já é assinante, renovar a mensalidade com o botão "Renovar: [plano]". O valor entra na comanda e o vencimento é estendido ao fechar. Veja detalhes em Clube VIP / Assinaturas.

Ausências e Bloqueios

Bloqueia horários para que o sistema (e o cliente no link público) não permita agendar quando o profissional estiver indisponível.

Quando usar

• Férias ou atestado médico.
• Horário de almoço recorrente.
• Treinamento, reunião, viagem.
• Bloquear um turno inteiro ou um intervalo específico.

Criar uma ausência

1. Acesse Ausências e Bloqueios.
2. Clique em "Novo bloqueio".
3. Escolha o profissional (ou todos para fechar a casa).
4. Informe data/horário de início e fim.
5. Marque "Repetir" se for recorrente (ex.: almoço todo dia das 12 às 13).
6. Adicione um motivo (vai aparecer na agenda).
7. Salve. Os horários ficam visualmente marcados na agenda e o link público para de oferecê-los.

Clientes

Sua base de clientes com todo o histórico de visitas, preferências, pacotes ativos e oportunidades de retorno.

O que esta tela faz

• Cadastra cliente com nome, telefone, e-mail, CPF, aniversário, endereço, foto e tags.
• Mostra histórico de agendamentos e comandas.
• Lista pacotes ativos e assinatura do Clube VIP, se houver.
• Permite enviar campanhas em massa por WhatsApp.
• Filtros prontos: aniversariantes do mês, inativos, VIPs, novos.

Cadastrar um novo cliente

1. Acesse Clientes e clique em "Novo cliente".
2. Preencha pelo menos nome e telefone (o resto é opcional).
3. Adicione tags para segmentar depois (ex.: "VIP", "Cabelo cacheado", "Indicado por...").
4. Salve. O cliente já pode ser usado em agendamentos e comandas.

Disparar campanha em massa por WhatsApp

1. Filtre a lista (ex.: clientes sem visita há 60 dias).
2. Selecione os clientes desejados ou clique em "Selecionar todos".
3. Clique em "Enviar WhatsApp".
4. Escreva a mensagem (use {nome} para personalizar).
5. Confirme o envio. As mensagens vão em fila para respeitar limites do WhatsApp.

Profissionais

Cadastre quem atende no seu estabelecimento. Cada profissional aparece como uma coluna na agenda, com seus horários e regras próprias.

O que esta tela faz

• Cadastra profissionais com nome, foto, especialidades.
• Define dias e horários de trabalho de cada um.
• Define uma cor para identificar o profissional na agenda.
• Configura meta mensal de faturamento (vira KPI no Dashboard).
• Define se o profissional aparece no link público de agendamento.

Cadastrar um profissional

1. Acesse Profissionais e clique em "Novo profissional".
2. Informe nome, telefone, foto e cor.
3. Marque as especialidades (que aparecem em Serviços).
4. Configure os horários de trabalho por dia da semana.
5. (Opcional) Defina meta mensal e percentual de comissão padrão.
6. Salve. O profissional já aparece como coluna na agenda.

Serviços

O catálogo do que você vende. Cada serviço tem preço, duração e a lista de profissionais habilitados a executá-lo.

O que esta tela faz

• Cadastra serviços com preço, duração e categoria.
• Define quais profissionais podem executar.
• Configura comissão específica (sobrescreve a padrão do profissional).
• Anexa materiais consumidos (baixa do estoque a cada atendimento).
• Marca se aparece no link público de agendamento.

Cadastrar um serviço

1. Acesse Serviços e clique em "Novo serviço".
2. Informe nome, categoria, preço e duração em minutos.
3. Selecione os profissionais habilitados.
4. (Opcional) Configure comissão específica.
5. (Opcional) Anexe materiais consumidos com a quantidade gasta por atendimento.
6. Marque "Visível no link público" se quiser que clientes agendem este serviço sozinhos.
7. Salve.

Produtos / Estoque

Controle o que entra e sai. Use para produtos de revenda (que você vende ao cliente na comanda) e para insumos consumidos em serviços.

O que esta tela faz

• Cadastra produtos com nome, marca, custo, preço de venda, código de barras.
• Mostra saldo atual em estoque.
• Define estoque mínimo e alerta quando atinge.
• Registra entradas (compras, ajustes) e saídas (vendas, perdas).
• Calcula margem automaticamente.

Cadastrar um produto

1. Acesse Produtos e clique em "Novo produto".
2. Informe nome, marca, código de barras (opcional).
3. Defina custo (R$) e preço de venda (R$).
4. Informe o saldo inicial e o estoque mínimo.
5. (Opcional) Vincule a um fornecedor.
6. Salve.

Lançar entrada de estoque (compra)

1. Abra o produto e clique em "Movimentar estoque".
2. Escolha "Entrada".
3. Informe a quantidade recebida e o custo unitário desta compra.
4. (Opcional) Vincule à fatura do fornecedor para gerar conta a pagar.
5. Salve. O saldo aumenta automaticamente.

Fornecedores

Cadastro de quem te abastece. Vincula automaticamente compras ao financeiro como contas a pagar.

O que esta tela faz

• Cadastra fornecedor com razão social, CNPJ, contato, endereço.
• Mostra o histórico de compras.
• Lista contas a pagar em aberto vinculadas.

Cadastrar um fornecedor

1. Acesse Fornecedores e clique em "Novo fornecedor".
2. Preencha razão social, CNPJ, contato e condições de pagamento padrão.
3. Salve. Já pode ser vinculado a entradas de estoque e contas a pagar.

Pacotes

Venda pacotes pré-pagos (ex.: "10 sessões de manicure por R$ 300") e controle quantas sessões cada cliente já usou.

O que esta tela faz

• Cadastra um pacote (quais serviços, quantas sessões, preço, validade em dias).
• Vende o pacote pela comanda como qualquer outro item.
• Permite resgatar uma sessão diretamente no agendamento ou na comanda.
• Mostra o saldo de sessões de cada cliente.

Criar e vender um pacote

1. Acesse Pacotes e clique em "Novo pacote".
2. Defina nome, serviços inclusos, número de sessões, validade e preço.
3. Para vender: abra uma comanda do cliente, adicione o pacote como item e feche normalmente.
4. O cliente passa a ter o saldo de sessões disponível.

Resgatar uma sessão do pacote

1. Abra o agendamento ou a comanda do cliente.
2. Ao adicionar o serviço, o sistema mostra "Usar pacote" se houver saldo.
3. Confirme. O serviço entra com valor zero (já foi pago no pacote) e o saldo de sessões diminui.

Financeiro

Controle de tudo que entra e sai do estabelecimento: caixa diário, contas a pagar, contas a receber, fluxo de caixa.

O que esta tela faz

• Caixa diário: abertura, movimentações do dia e fechamento.
• Contas a pagar: fornecedores, salários, contas fixas. Marca como pago, parcela.
• Contas a receber: vendas a prazo, mensalidades, valores em aberto de clientes.
• Naturezas e centros de custo: classifique entradas e saídas para entender de onde vem o dinheiro.
• Fluxo de caixa com projeção dos próximos dias.

Lançar uma conta a pagar

1. Acesse Financeiro → Contas a pagar.
2. Clique em "Nova conta".
3. Informe descrição, valor, vencimento, natureza (ex.: "Aluguel") e fornecedor.
4. Marque "Recorrente" se for mensal (ex.: aluguel todo dia 5).
5. Salve.

Dar baixa em uma conta

1. Localize a conta na lista de Contas a pagar/receber.
2. Clique em "Pagar" (ou "Receber").
3. Confirme a data e a forma de pagamento.
4. Com Financeiro Avançado, você pode anexar comprovante, aplicar juros/multa/desconto e pagar parcial.

Financeiro Avançado (add-on)

Se contratado, libera: contas bancárias separadas (Caixa, Banco PJ, Cartão), saldo consolidado por conta, baixa com juros/multa/desconto, pagamento parcial, anexar comprovantes, transferência entre contas, projeção de caixa 90 dias e conciliação por extrato (OFX/CSV).

Comissões

Cálculo automático do quanto cada profissional ganha no fim do mês com base nos atendimentos e vendas.

O que esta tela faz

• Calcula comissão automaticamente a cada comanda fechada.
• Mostra o valor acumulado por profissional dentro de um período.
• Permite ajustes manuais (bônus, gorjetas, descontos).
• Fecha o período e gera relatório individual.

Como o cálculo funciona

1. Cada serviço tem um percentual padrão (definido no cadastro).
2. Cada profissional pode ter um percentual próprio que sobrescreve o do serviço.
3. A cada comanda fechada, o sistema multiplica valor × percentual e guarda o resultado.
4. No final do mês, a tela de Comissões soma tudo.

Fechar comissões do mês

1. Acesse Comissões.
2. Selecione o período (geralmente mês fechado).
3. Confira a tabela por profissional. Faça ajustes se necessário.
4. Clique em "Fechar período". A partir daí, comandas retroativas não alteram o cálculo.
5. Gere o relatório individual para entregar ao profissional ou ao financeiro.

Avaliações

Depois de cada atendimento, o cliente recebe um link por WhatsApp para avaliar de 1 a 5 estrelas. As notas reais aparecem na sua página pública.

O que esta tela faz

• Configura quanto tempo após o atendimento o link é enviado (ex.: 2 horas depois).
• Mostra a média de estrelas e a lista de comentários.
• Permite responder comentários publicamente.
• Sinaliza notas baixas para você abrir contato direto.

Configurar o envio automático

1. Acesse Avaliações → Configurações.
2. Marque os serviços que disparam pesquisa (pode pular cortes rápidos, por exemplo).
3. Defina o tempo de espera após o atendimento.
4. Personalize a mensagem (use {nome} e {profissional}).
5. Salve. Pronto, o disparo é automático.

Enviar o link na hora (manual)

Além do envio automático, na comanda finalizada aparece o botão "Enviar link de satisfação". Ao clicar, o WhatsApp do cliente abre já com a mensagem e o link prontos — é só apertar enviar. Útil para pedir a avaliação na hora do fechamento, direto do balcão.

Promoções

Crie campanhas de desconto que valem em um período definido — exibidas no link público de agendamento e aplicáveis no PDV.

Criar uma promoção

1. Acesse Promoções e clique em "Nova promoção".
2. Informe nome, serviços ou produtos elegíveis e o desconto (em R$ ou %).
3. Defina o período de validade (data início e fim).
4. (Opcional) Limite a dias da semana ou horários específicos (ex.: terça e quarta de manhã).
5. Salve. A promoção aparece destacada no link público e no PDV.

Clube VIP / Assinaturas

Crie planos recorrentes para clientes (ex.: "Corte mensal por R$ 99/mês") e tenha receita previsível. Você decide se recebe direto no salão (modo manual) ou online no cartão (Pagar.me) — o Pagar.me é opcional.

O que esta tela faz

• Cria planos do Clube VIP (preço, serviços inclusos, limites mensais, bônus de pontos).
• Vincula clientes ao plano (vendendo na comanda ou cadastrando manualmente).
• Permite o cliente resgatar os serviços inclusos diretamente no agendamento.
• Mostra status de cada assinatura (ativa, vencendo, vencida, cancelada).

Dois modos de cobrança (Pagar.me é opcional)

Na tela Clube VIP / Planos, no card "Assinatura online (Pagar.me)", você escolhe:

Criar um plano do Clube VIP

1. Acesse Clube VIP / Planos de Assinatura.
2. Clique em "Novo plano".
3. Defina nome, preço, ciclo (mensal, trimestral, etc.), serviços inclusos e quantas vezes por período podem ser resgatados.
4. (Opcional) Defina bônus de pontos no Programa de Fidelidade.
5. Salve.

Vender o plano (entrar no clube) — modo manual

Há duas formas, e nenhuma exige Pagar.me:

1. Pela comanda/PDV (recomendado): abra a comanda do cliente → Catálogo → coluna Clube VIP → escolha o plano. O cliente paga junto com o atendimento; a assinatura é criada e os serviços inclusos do dia já saem cobertos.
2. Pela ficha do cliente: cadastro do cliente → aba Clube VIP → "Nova assinatura". Útil pra registrar quem já pagou por fora.

Renovar a mensalidade (modo manual)

No modo manual a renovação não é automática — o sistema avisa o vencimento e você confirma quando o cliente paga. Há três lugares pra renovar:

1. Pela comanda/PDV: na comanda do cliente, Catálogo → coluna Clube VIP → botão "Renovar: [plano]" (aparece se o cliente tem assinatura). Entra como item, o cliente paga junto e o vencimento é estendido ao fechar a comanda. Ideal quando ele vem se atender e paga a mensalidade na mesma visita.
2. Pelo Financeiro: Financeiro → painel Clube VIP mostra as assinaturas vencendo e vencidas, com botão Renovar.
3. Pela ficha do cliente: aba Clube VIP → Renovar (escolhe valor, forma de pagamento e data).

Acompanhar vencimentos e alertas

• Financeiro → Clube VIP: lista quem está vencendo/vencido (cobrança e renovação manual).
• Relatórios → Clube VIP: assinaturas ativas, MRR, churn, inadimplência.
• A cobertura do plano para automaticamente quando a assinatura vence (a agenda/comanda deixa de aplicar o desconto).

Assinatura online no cartão (opcional)

1. Ative o toggle "Assinatura online (Pagar.me)" na tela de Planos.
2. Conclua o cadastro Pagar.me em Configurações → Clube (Pagar.me).
3. A aba de planos passa a aparecer no portal do cliente, que assina sozinho no cartão; a renovação vira automática.

Programa de Fidelidade

Cliente acumula pontos a cada visita e troca por prêmios definidos por você. Sem cartão de papel — tudo digital.

Configurar o programa

1. Acesse Configurações → Fidelidade.
2. Defina quantos pontos o cliente ganha por R$ 1 gasto (ex.: 1 ponto por real).
3. Cadastre prêmios com a quantidade de pontos necessária (ex.: "Corte grátis = 100 pontos").
4. Marque os serviços/produtos que pontuam.

Como o cliente resgata

1. Em uma comanda, o sistema mostra os pontos atuais do cliente.
2. Se ele tem pontos suficientes para algum prêmio, aparece a opção "Resgatar".
3. Ao resgatar, os pontos são descontados e o prêmio entra na comanda com valor zero.

Relatórios Gerenciais

Tudo que aconteceu, em qualquer período, em qualquer corte. Aqui você descobre o que está crescendo, o que está caindo e onde está o ralo.

Abas disponíveis

Muitos números têm drill-down: clique no valor para ver a lista detalhada por trás dele (ex.: clicar no faturamento abre as vendas que o compõem).

Como ler os números (regimes e definições)

O Kairós mostra a sua receita por duas lentes diferentes — entender qual é qual evita "achar que o número está errado":

• Regime de Caixa (quando o dinheiro entrou): usado em Faturamento (Caixa), Vendas e Caixa. Conta pelo momento do recebimento.
• Regime Financeiro / a receber (vencimentos e baixas): usado em Receita Realizada, Financeiro e DRE. Separa o que já foi recebido do que ainda está previsto.

Aplicar filtros

1. Em qualquer aba, ajuste o período no topo da tela.
2. Filtre por profissional, serviço, unidade (se for rede) ou outros campos da aba.
3. Os gráficos e tabelas recalculam na hora.

Exportar relatório

1. Após aplicar os filtros, clique em "Exportar".
2. Escolha CSV (para abrir no Excel) ou PDF (para imprimir/compartilhar).
3. O download começa imediatamente.

Configurações da Empresa

Onde você ajusta como o sistema se comporta. No menu aparece como Configurações (tela "Minha Empresa"), com tudo organizado em cartões.

Mapa das configurações

• Empresa: Dados Gerais (nome, contato, endereço, trocar e-mail/senha) · Identidade Visual (cores, logo, fonte, tema) · Horário de Funcionamento.
• Atendimento: Agendamento Online (link, ativar/pausar, sem preferência, intervalo) · Caixa & Comandas (ligar o caixa único) · Atendente Virtual (IA no WhatsApp) · Mensagens Automáticas.
• Crescimento: Programa de Fidelidade.
• Financeiro: PIX Direto · Clube/Pagar.me · Integração Financeira (naturezas e centros de custo).
• Conta: Minha Assinatura · Suporte.

Agendamento online e "sem preferência"

1. Em Configurações → Agendamento Online, copie/compartilhe o link público e ative/pause o recebimento de novos agendamentos.
2. Ative "Permitir sem preferência" para o cliente agendar só pelo serviço — o sistema distribui pela fila (round-robin) que você ordena ali mesmo.
3. Ajuste o intervalo da agenda (de quanto em quanto tempo exibir horários).

O que esta tela faz

• Dados da empresa: nome, CNPJ, endereço, telefone, foto/logo.
• Horário de funcionamento por dia da semana.
• Regras de agendamento online: antecedência mínima, intervalo entre horários, política de cancelamento.
• Pagar.me: onboarding e status do recipient (para receber assinaturas do Clube VIP).
• PIX Direto: chave PIX para receber agendamentos pré-pagos direto no salão.
• WhatsApp: conexão da conta para envio automático de mensagens.
• Identidade visual: cor primária, logo no link público.

Definir horário de funcionamento

1. Acesse Configurações → Horário de funcionamento.
2. Para cada dia da semana, defina abertura e fechamento (ou marque "Fechado").
3. Você pode ter múltiplos intervalos no mesmo dia (ex.: 09-12 e 14-19, fechando para almoço).
4. Salve. O link público respeita esses horários automaticamente.

Usuários e Permissões

Crie um usuário para cada pessoa da equipe e controle exatamente o que cada um pode ver e fazer.

Criar um novo usuário

1. Acesse Usuários e Permissões.
2. Clique em "Novo usuário".
3. Informe nome, e-mail e telefone. Defina uma senha inicial (o usuário pode trocar depois).
4. Selecione um perfil predefinido (ex.: Recepção, Profissional, Gerente) ou marque manualmente o que cada módulo permite.
5. Se for um profissional que atende, vincule ao cadastro em Profissionais (assim ele só vê a própria agenda).
6. Salve.

Como funcionam as permissões

Para cada módulo (Agenda, Comandas, Financeiro, etc.), você decide se o usuário pode ver, editar ou nada. Permissões mais finas controlam ações específicas (ex.: aplicar desconto, fechar caixa, excluir agendamento).

Matriz e Filiais

Para quem tem rede. Uma unidade vira Matriz; as outras viram Filiais ligadas a ela. Cada filial tem operação própria, e a matriz tem visão consolidada.

O que esta tela faz

• Mostra a árvore da rede (matriz no topo, filiais como ramos).
• Permite criar uma nova filial.
• Permite trocar o contexto (estar na visão de uma filial específica ou da rede toda).

Criar uma filial

1. Acesse Matriz e Filiais (precisa estar logado na matriz).
2. Clique em "Nova filial".
3. Informe nome, endereço e responsável.
4. Defina se compartilha catálogo de serviços/produtos com a matriz ou se vai ter o próprio.
5. Salve. A filial é criada com plano espelhado.

Alternar entre matriz, rede e filial

1. No topo da página, use o seletor de contexto.
2. Matriz: você opera só a matriz (agenda dela, financeiro dela).
3. Rede (consolidado): você vê relatórios e cadastros somados de tudo.
4. Filial X: você opera aquela filial específica.

Auditoria

Trilha de tudo que foi criado, alterado ou excluído no sistema, com data, usuário e o que mudou. Essencial para resolver desconfianças e exigências de compliance.

O que esta tela faz

• Lista cronologicamente as ações de cada usuário.
• Filtra por usuário, tipo de ação (criou, editou, excluiu) e módulo.
• Mostra valor antigo e novo em cada alteração.

Investigar uma alteração

1. Acesse Auditoria.
2. Filtre pelo período em que a alteração ocorreu.
3. Use o filtro de módulo (ex.: Comandas) ou de usuário.
4. Clique no registro para ver o detalhe (valor antes × valor depois).

Importação / Migração

Saindo de outro sistema? Suba a planilha de clientes, serviços e produtos e o Kairos importa de uma vez só.

Como importar

1. Acesse Importação.
2. Baixe o modelo de planilha da categoria desejada (clientes, serviços, produtos, agendamentos).
3. Preencha a planilha respeitando o cabeçalho.
4. Volte ao sistema e suba o arquivo.
5. O Kairos mostra um pré-visualização com erros destacados, se houver.
6. Corrija os erros (ou ignore as linhas problemáticas) e confirme a importação.

WhatsApp Integrado

Conecte seu WhatsApp e o sistema envia confirmação de agendamento, lembrete, parabéns de aniversário e convite de retorno automaticamente.

O que esse add-on cobre

• Confirmação automática assim que o agendamento é criado.
• Lembrete X horas antes do horário (configurável).
• Parabéns de aniversário no dia certo.
• Convite de retorno para clientes inativos.
• Pesquisa de satisfação após o atendimento (ver Avaliações).
• Campanhas em massa a partir da tela de Clientes.

Conectar o WhatsApp

1. Acesse Configurações → WhatsApp.
2. Clique em "Conectar".
3. Abra o WhatsApp do celular → Aparelhos conectados → Conectar um aparelho.
4. Aponte a câmera do celular para o QR Code mostrado na tela.
5. Aguarde a confirmação de conexão.

Personalizar mensagens

1. Em Configurações → WhatsApp → Mensagens automáticas, edite cada modelo.
2. Use variáveis: {nome}, {servico}, {profissional}, {data}, {hora}.
3. Salve. As próximas mensagens já usam o novo texto.

PIX Direto

Receba o pré-pagamento de agendamentos via PIX, direto na sua chave — sem intermediário e sem taxa de gateway.

Como funciona

• Você cadastra sua chave PIX em Configurações.
• No link público de agendamento, o cliente vê o valor e o QR Code para pagar antes de confirmar.
• Você confirma o recebimento no banco e marca o agendamento como pago no sistema.

Configurar a chave PIX

1. Acesse Configurações → PIX Direto.
2. Cadastre a chave PIX (CPF, CNPJ, telefone ou e-mail).
3. Informe o nome do beneficiário e a cidade.
4. Defina quais serviços exigem pré-pagamento.
5. Salve. O link público passa a exibir o QR Code automaticamente.

Simulador de Cortes com IA

Tire uma foto do cliente e, em segundos, mostre como ele ficaria com vários cortes diferentes. Excelente para fechar venda na hora.

O que esse add-on faz

• Upload de uma foto do cliente (rosto visível, boa iluminação).
• Geração de várias simulações com cortes diferentes a partir de um dicionário curado de estilos.
• Você pode salvar as imagens, enviar ao cliente pelo WhatsApp e usar como histórico.

Gerar uma simulação

1. Acesse o módulo Simulador de Cortes (ou clique em "IA" dentro do cadastro do cliente).
2. Tire ou faça upload de uma foto do cliente.
3. Escolha um ou mais estilos do dicionário.
4. Aguarde alguns segundos enquanto a IA gera o resultado.
5. Visualize, salve as melhores e envie para o cliente.

Meu Perfil

Suas configurações pessoais — independentes do estabelecimento.

O que esta tela faz

• Atualiza seu nome, foto, telefone, e-mail de contato.
• Troca sua senha.
• Ativa/desativa biometria no celular.
• Gerencia notificações que você recebe.
• Se você é profissional, mostra também seus dados profissionais (horário, especialidades).

Trocar a senha

1. Acesse Meu Perfil → Segurança.
2. Informe a senha atual.
3. Informe a nova senha (mínimo 8 caracteres).
4. Confirme. Da próxima vez que entrar, use a senha nova.

Minha Assinatura

Sua assinatura do Kairos — o plano que mantém o sistema funcionando, separado do Clube VIP do cliente.

O que esta tela faz

• Mostra o plano atual e o status (ativo, em trial, em atraso, cancelado).
• Lista os módulos inclusos e os add-ons contratados.
• Mostra o valor e a próxima data de cobrança.
• Permite atualizar o cartão, cancelar ou reativar.
• Permite contratar add-ons (WhatsApp, Clube VIP, IA, etc.).

Atualizar o cartão de cobrança

1. Acesse Minha Assinatura.
2. Clique em "Atualizar cartão".
3. Informe os dados do novo cartão (número, validade, CVV, nome, CPF e endereço de cobrança).
4. Confirme. A próxima cobrança vai para o novo cartão.

Contratar um add-on

1. Acesse Minha Assinatura → Módulos.
2. Veja os add-ons disponíveis (WhatsApp, Clube VIP, PIX, IA, Financeiro Avançado, etc.).
3. Clique em "Contratar". O valor proporcional é cobrado imediatamente e o módulo é liberado.
4. Nas próximas cobranças, o valor mensal já inclui o add-on.

Cancelar a assinatura

1. Acesse Minha Assinatura.
2. Clique em "Cancelar plano".
3. O acesso continua até o fim do ciclo já pago. Depois disso, a conta passa para somente leitura.
4. Você pode reativar a qualquer momento antes da exclusão definitiva (90 dias).

Identidade Visual (cores, logo e tema)

Deixe o sistema com a cara da sua marca: cor do painel, logo, tipografia e estilo dos botões. Fica em Configurações → Identidade Visual.

Mudar a cor do sistema (cor da marca)

1. Abra Configurações (tela "Minha Empresa") e toque no cartão Identidade Visual.
2. Vá na aba Estilo.
3. Marque "Usar como cor do painel" e escolha a cor da marca — ela passa a colorir botões e destaques do seu painel (white-label).
4. Salve. A mudança aplica na hora.

Trocar a logo e a imagem de capa

1. Em Identidade Visual → aba Imagens, suba a logo do estabelecimento (e a capa, se houver).
2. A logo aparece no app, na tela de login e no link público de agendamento.

Tipografia e estilo dos botões

Ainda na aba Estilo, escolha a fonte (tipografia) e o formato dos botões (cantos arredondados, etc.). A pré-visualização mostra o resultado antes de salvar.

Tema escuro (modo noturno)

Use o botão de tema (ícone de sol/lua) na barra superior do sistema para alternar entre claro e escuro. A preferência fica salva no seu aparelho.

Caixa

O controle do dinheiro físico do dia. As operações de caixa ficam dentro da tela de Comandas (cabeçalho) e o relatório completo em Relatórios → Caixa.

Como funciona

• O caixa registra entradas e saídas de dinheiro de uma sessão (do dia/turno).
• Por padrão, cada operador tem o próprio caixa (sessão por operador). Dá para mudar para caixa único (abaixo).
• No fechamento, o sistema mostra o esperado em gaveta = fundo de troco + vendas em dinheiro + suprimentos − sangrias − despesas.

Abrir o caixa

1. Em Comandas, clique em "Abrir caixa".
2. Informe o fundo de troco (valor inicial em dinheiro) e confirme.
3. Com o caixa aberto você consegue fechar comandas e lançar movimentos.

Sangria, suprimento e despesa

• Sangria: retirada de dinheiro da gaveta (ex.: levar ao banco). Use o botão de movimento → Sangria.
• Suprimento (reforço): entrada de dinheiro na gaveta (ex.: troco). → Suprimento.
• Despesa: pagamento feito com o dinheiro do caixa (sai da gaveta). → Despesa.

Em todos, informe valor e motivo — ficam registrados para o fechamento.

Fechar o caixa

1. Em Comandas → "Fechar caixa".
2. O sistema mostra o esperado (todas as entradas e saídas da sessão).
3. Informe quanto há de fato em mãos. A diferença gera alerta de divergência.
4. Confirme — a sessão é arquivada e entra no relatório de caixa.

Caixa único (compartilhado)

Para que toda a equipe use o mesmo caixa (em vez de um por profissional), ligue em Configurações → Caixa & Comandas → "Caixa único". Assim qualquer usuário abre, movimenta e fecha a mesma sessão, em qualquer dispositivo, sem precisar reabrir.

Integração Financeira e Financeiro Avançado

Organize a classificação dos lançamentos e (com o add-on) ganhe recursos extras de financeiro. Fica em Configurações → Integração Financeira.

Naturezas e centros de custo

1. Em Configurações → Integração Financeira, defina a natureza e o centro de custo padrão das vendas.
2. Cadastre as naturezas (categorias) e centros usados nos lançamentos de contas a pagar/receber.
3. Isso alimenta o agrupamento por categoria no DRE e nos relatórios financeiros.

Financeiro Avançado (add-on)

• Contas bancárias separadas: cadastre Caixa, Banco PJ, Cartão como contas; cada lançamento vincula a uma e você vê saldo individual + consolidado.
• Juros, multa e desconto: ao dar baixa numa conta vencida, adicione o ajuste.
• Anexo de comprovante: ao baixar, anexe imagem/PDF que fica no histórico para auditoria.

Universidade Kairos

Vídeo-aulas curtas que ensinam a usar cada parte do sistema.

Onde assistir

Abra Universidade Kairos no menu do app. Escolha a aula pelo tema e assista direto na tela. É o complemento prático desta central de ajuda.

Assistente Lara (IA)

A Lara é a assistente virtual do Kairos. Tira dúvidas de uso e consulta os dados do seu negócio em tempo real — por texto ou por voz.

Como falar com a Lara

Toque no botão da Lara (estrela) flutuante ou na barra superior. Pergunte em linguagem natural — tanto "como faço X" quanto "quanto faturei este mês", "qual meu top profissional", "quem está sumindo", etc. Depois de cada resposta, a Lara sugere perguntas-atalho (chips) para você continuar com um toque.

Falar por áudio (voz)

1. No rodapé do chat, toque no ícone de microfone.
2. Na primeira vez, libere a permissão de microfone do aparelho.
3. Fale sua pergunta e toque para enviar. A Lara transcreve o áudio (aparece como a sua mensagem) e responde normalmente.

Histórico e limpar conversa

A conversa fica salva e volta de onde você parou quando reabrir o chat. Para começar do zero, use a lixeira ("Limpar conversa") no topo do chat.

Insights no Dashboard

No Dashboard aparecem os Insights da Lara: cards de alertas acionáveis (profissional destaque, clientes em risco de sumir, horários realmente ociosos dentro da jornada, tendências, riscos financeiros). São gerados uma vez por semana automaticamente; você pode forçar a atualização pelo ícone de atualizar do card. Toque no card para abrir o detalhe com o plano de ação de cada alerta.

Cota mensal

Há uma cota de mensagens por mês por estabelecimento, que renova no início de cada mês. Ao atingir o limite aparece um aviso.

Ocultar o botão flutuante

Clique no "X" no canto do botão estrela para ocultar o flutuante — ele continua acessível por um botão na barra superior.

App no celular e notificações

O Kairos funciona no navegador e como aplicativo instalado no celular (PWA), com notificações de novos agendamentos.

Instalar no celular

1. Abra o sistema no Chrome (Android) ou Safari (iPhone) pelo seu endereço.
2. Toque em "Adicionar à tela inicial".
3. O ícone do Kairos aparece como um app normal.

Notificações de novo agendamento (push)

Com o app instalado e a permissão de notificações concedida, você recebe um push quando entra um novo agendamento (inclusive pelo link público). Ative a permissão quando o sistema pedir.

Biometria

Após o primeiro login com senha no app, ative a biometria em Meu Perfil → Segurança para entrar com digital ou Face ID nas próximas vezes.

Glossário

Os termos que aparecem pelo sistema, explicados rápido.

• Ticket médio: valor médio gasto por atendimento (receita ÷ nº de atendimentos).
• No-show: cliente que não compareceu sem avisar.
• Churn: cliente que parou de voltar (em risco quando some por mais que o dobro da frequência típica dele).
• Buffer: intervalo reservado depois do serviço (higiene/troca) que bloqueia o horário seguinte.
• Comanda × Venda: comanda é o registro aberto durante o atendimento; vira venda quando finalizada com pagamento (só aí conta como receita).
• LTV: total que um cliente já gerou de receita ao longo do histórico.
• DRE: demonstrativo de resultado — faturamento − despesas = lucro do período.
• Sangria / Suprimento: saída / entrada de dinheiro na gaveta do caixa.
• Fiado × Crediário: fiado = deixou em aberto (dívida); crediário = parcelado em datas futuras.

Solução de problemas

Os tropeços mais comuns e como resolver.

Minha agenda está vazia

Verifique: (1) há profissionais ativos cadastrados? (2) o profissional trabalha no dia escolhido (jornada não vazia)? (3) você está numa visão consolidada de várias unidades sem filial ativa? Cheque em Profissionais e no seletor de unidade no topo.

O cliente não recebe WhatsApp

Cheque: módulo WhatsApp ativo; instância conectada (status verde) em Configurações → WhatsApp; telefone do cliente com DDD; e se a automação específica (ex.: lembrete) está ligada.

O caixa não bate

Sangria não lançada, troco esquecido ou comanda em dinheiro marcada como PIX são as causas comuns. Use o relatório de movimentações do dia e lance um acerto explicando o motivo.

Não consigo fechar a comanda

Geralmente o caixa está fechado — abra o caixa primeiro. Comandas com PIX adiantado declarado precisam ser confirmadas antes de finalizar.

Nota Fiscal (NFS-e)

Módulo pago que emite a Nota Fiscal de Serviço eletrônica direto do fechamento da comanda, integrado ao Sistema Nacional da NFS-e (padrão nacional do governo). Emite a parte de serviços da comanda.

Antes de começar

• Módulo ativo: a Nota Fiscal é um add-on — precisa estar liberado para o seu estabelecimento.
• Certificado digital A1 (e-CNPJ, arquivo .pfx) do próprio salão, com a senha.
• Credenciamento do seu CNPJ no ambiente nacional da NFS-e (feito pelo seu contador no portal gov.br).

Configurar (uma vez)

1. Vá em Configurações → Financeiro → Nota Fiscal (NFS-e).
2. Ligue "Habilitar emissão de NFS-e".
3. Preencha CNPJ, Inscrição Municipal, Razão Social, regime tributário, Código de Tributação Nacional e alíquota de ISS (peça ao contador).
4. Envie o certificado A1 (arquivo .pfx + senha). O sistema confere a senha e a validade e guarda com segurança.
5. Escolha o ambiente: Homologação para testar (nota sem valor fiscal) ou Produção para valer de verdade.
6. Salve.

Emitir uma nota

1. Feche a comanda normalmente (receba o pagamento).
2. Na comanda paga, clique em "Emitir NFS-e".
3. Confira o valor e a descrição na janela que abre — dá para editar.
4. Clique em Emitir. A nota é gerada na hora e o PDF (DANFSE) abre automaticamente.

Emitir produto como serviço

NFS-e cobre serviços. Se o salão quiser lançar o valor de produtos na nota de serviço, marque "Incluir produtos como serviço" na janela de emissão — o valor total é somado e fica editável. Um aviso lembra que produto tem tributação diferente (ICMS), então alinhe com o contador.